Trong bệnh viện, mỗi phút làm việc đều có thể liên quan đến an toàn người bệnh. Một dụng cụ đặt sai vị trí, một vật tư khó tìm, một hồ sơ chưa được sắp xếp khoa học hay một khu vực làm việc thiếu sạch sẽ không chỉ gây mất thời gian mà còn có thể làm tăng nguy cơ sai sót trong quá trình chăm sóc và điều trị.
Vì vậy, 5S không đơn thuần là hoạt động “dọn dẹp để gọn gàng”. Nếu được triển khai đúng bản chất, 5S là một phương pháp tổ chức nơi làm việc nhằm loại bỏ lãng phí, chuẩn hóa cách làm, tạo môi trường làm việc an toàn và từng bước hình thành văn hóa chất lượng trong bệnh viện.
1. 5S - GỌN GÀNG NHƯNG CHƯA ĐÚNG BẢN CHẤT 5S
Điều quan trọng là không nên đồng nhất 5S với việc “dọn dẹp thật đẹp”, mà 5S phải bao gồm:
- S1 – Sàng lọc: Loại bỏ những vật dụng không cần thiết khỏi khu vực làm việc.
- S2 – Sắp xếp: Bố trí vật dụng cần thiết đúng vị trí, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại.
- S3 – Sạch sẽ: Vệ sinh thường xuyên, bảo trì, bảo dưỡng và chủ động loại bỏ các nguồn gây bẩn.
- S4 – Săn sóc: Duy trì các tiêu chuẩn đã thiết lập, bảo đảm môi trường làm việc luôn gọn gàng, sạch sẽ, an toàn.
- S5 – Sẵn sàng: Hình thành thói quen tuân thủ, duy trì 5S mọi lúc, mọi nơi và từng bước trở thành văn hóa của đơn vị.
5S thực chất là làm cho công việc trở nên dễ dàng, nhanh chóng, chính xác và an toàn hơn. Một khu vực có thể rất sạch sẽ nhưng vẫn chưa thực sự đạt 5S nếu vật dụng chưa được phân loại rõ ràng, không có quy định vị trí cụ thể, nhân viên phải mất thời gian tìm kiếm. vật tư cũ, hết hạn, hư hỏng chưa được loại bỏ, mỗi người sắp xếp theo một cách khác nhau, không có cơ chế duy trì và kiểm tra thường xuyên…
2. 5S GIÚP LOẠI BỎ NHỮNG “LÃNG PHÍ” HẰNG NGÀY
Trong môi trường bệnh viện, những lãng phí nhỏ nếu lặp lại mỗi ngày sẽ tạo thành tổn thất lớn. Nhân viên có thể phải:
- Tìm kiếm hồ sơ, vật tư, dụng cụ, thuốc hoặc thiết bị.
- Di chuyển nhiều lần vì vật dụng cần thiết nằm quá xa vị trí làm việc, sắp xếp chưa khoa học.
- Chờ đợi vì chưa tìm thấy dụng cụ hoặc phải chờ bổ sung vật tư.
- Tồn kho do dự trữ quá nhiều, không kiểm soát tốt hạn sử dụng.
- Sai sót do nhầm lẫn thuốc, vật tư, hồ sơ hoặc vị trí lưu trữ.
- Lãng phí tiềm năng khi những ý tưởng cải tiến của nhân viên chưa được ghi nhận và xử lý.
Do đó, khi triển khai 5S, cần đặt câu hỏi:
“Điều gì đang khiến nhân viên mất thời gian, phải thao tác thêm hoặc có nguy cơ sai sót trong công việc?”
Đây chính là điểm mà 5S chuyển từ “dọn dẹp” sang “cải tiến công việc”.
3. QUẢN LÝ TRỰC QUAN – BIẾN NƠI LÀM VIỆC THÀNH “BẢN ĐỒ” DỄ HIỂU
Một trong những giá trị quan trọng của 5S là quản lý trực quan. Mục tiêu là để nhân viên nhìn là biết – lấy là được – trả là đúng – kiểm tra là thấy ngay bất thường.Khi quản lý trực quan tốt, không cần phải hỏi “để ở đâu?”, không cần mất nhiều thời gian tìm kiếm và dễ dàng phát hiện khi có vật dụng bị đặt sai vị trí hoặc thiếu hụt.
Một số công cụ quản lý trực quan phổ biến có thể áp dụng ở bệnh viện:
- Mã hóa màu sắc: Phân loại vật tư, dụng cụ theo màu để nhân viên dễ nhận biết và hạn chế nhầm lẫn.
- Dán nhãn: Ghi rõ tên, vị trí, số lượng hoặc các thông tin cần thiết để dễ tìm kiếm và kiểm soát.
- Thiết lập vị trí: Quy định vị trí cụ thể cho từng nhóm vật dụng; có thể sử dụng vạch đánh dấu, sơ đồ hoặc hình ảnh.
- Hình ảnh tham chiếu: Sử dụng hình ảnh “trước – sau”, hình ảnh chuẩn để nhân viên dễ nhận biết trạng thái cần duy trì.
- Kệ dòng chảy: Sắp xếp vật tư theo nguyên tắc phù hợp với tần suất sử dụng và kiểm soát nhập – xuất, hỗ trợ thực hiện FIFO/FEFO khi phù hợp.
4. 5S GẮN TRỰC TIẾP VỚI AN TOÀN NGƯỜI BỆNH
Trong bệnh viện, mục tiêu cuối cùng của mọi hoạt động cải tiến không chỉ là một nơi làm việc đẹp hơn mà là chất lượng và an toàn cho người bệnh. 5S là một trong những nên tảng của môi trường làm việc an toàn. Bởi vì, 5S có thể góp phần:
- Giảm thời gian tìm kiếm: Giúp tăng thời gian dành cho người bệnh.
- Bố trí khoa học: Giúp giảm thao tác thừa và di chuyển không cần thiết.
- Phân loại, dán nhãn rõ ràng: Giúp hạn chế nhầm lẫn.
- Kiểm soát vật tư: Giúp giảm nguy cơ sử dụng vật tư hết hạn hoặc không phù hợp.
- Môi trường sạch sẽ, vệ sinh thường xuyên: Giúp hỗ trợ kiểm soát các nguy cơ liên quan đến nhiễm khuẩn.
- Chuẩn hóa vị trí: Giúp nhân viên mới nhanh chóng làm quen với nơi làm việc.
- Phát hiện bất thường sớm: Tạo cơ hội xử lý trước khi vấn đề trở thành sự cố.
Vì vậy, mỗi nhân viên có thể bắt đầu 5S ngay hôm nay. 5S không nhất thiết phải bắt đầu bằng một dự án lớn. Hãy bắt đầu từ chính vị trí làm việc của mình.
- Hãy dành 5 phút quan sát: Hãy nhìn xung quanh và tìm một điều đang gây bất tiện hoặc lãng phí trong công việc.
- Hãy đặt câu hỏi “Tại sao?”: Không chỉ hỏi “Tại sao phải làm như vậy?” mà hãy tìm nguyên nhân gốc rễ của sự bất tiện hoặc bất thường.
- Hãy đề xuất một cải tiến nhỏ: Một thay đổi đơn giản về vị trí, nhãn, màu sắc, cách sắp xếp hoặc quy trình có thể tạo ra hiệu quả lớn nếu được duy trì.
Hãy nhớ rằng:
- 5S không phải là phong trào dọn dẹp mà là các tổ chức công việc khoa học
- 5S không chỉ làm nơi slàm việc đẹp hơn mà giúp công việc hiệu quả và an toàn hơn
- 5S không phải việc của riêng Ban Chỉ đạo 5S mà là trách nhiệm và thói quen của mỗi chúng ta./.